Was eine Fehlbesetzung kostet: Rechner für die tatsächlichen Kosten
Die Kosten einer Fehlbesetzung setzen sich aus dem gezahlten Bruttogehalt, den Recruiting-Kosten und der verlorenen Einarbeitungszeit zusammen. Am stärksten verändert die Anzahl der gearbeiteten Monate das Ergebnis: Je früher eine Trennung erfolgt, desto größer der Anteil der verlorenen Einarbeitung an den Gesamtkosten.
Wie sich die Kosten zusammensetzen
Die Berechnung addiert vier Bestandteile in der Reihenfolge, in der sie im Recruiting-Prozess entstehen. Zuerst steht das gezahlte Bruttogehalt mit Arbeitgeberbeiträgen für die Monate, die die Person tatsächlich gearbeitet hat. Dann kommen die Recruiting-Kosten für die ursprüngliche Einstellung hinzu, also Stellenanzeigen, Personalvermittlung oder interne Aufwände. Als drittes zählt die verlorene Einarbeitungszeit: Die Wochen der Einarbeitung werden mit halber Produktivität gerechnet, weil eine neue Person in dieser Phase nie den vollen Output liefert, selbst wenn sie am Ende die Stelle nicht behält. Schließlich addiert die Berechnung die Recruiting-Kosten ein zweites Mal, weil die Stelle erneut besetzt werden muss. Das Ergebnis ist keine Schadenssumme, sondern eine Annäherung, die zeigt, wie viele unterschiedliche Kostenblöcke in einer gescheiterten Einstellung stecken, auch wenn nur einer davon - das Gehalt - direkt sichtbar war.
Was das Ergebnis am stärksten beeinflusst
Der Hebel mit der größten Wirkung ist die Anzahl der gearbeiteten Monate, weil sie bestimmt, wie viele Monatsgehälter tatsächlich bezahlt wurden, während die übrigen Kostenblöcke weitgehend fix bleiben. Ein Beispiel: Bei einem Bruttogehalt von 4000 Euro, Recruiting-Kosten von 6000 Euro und sechs Wochen Einarbeitung ergibt eine Trennung nach zwei Monaten ganz andere Zahlen als eine Trennung nach acht Monaten, obwohl Recruiting-Kosten und Einarbeitungszeit identisch bleiben. Nach zwei Monaten macht die doppelt gerechnete Recruiting-Kostenposition und die verlorene Einarbeitung den größten Teil der Gesamtsumme aus, das gezahlte Gehalt bleibt klein. Nach acht Monaten kehrt sich das Verhältnis um: Das gezahlte Gehalt dominiert, während Recruiting und Einarbeitung anteilig kleiner werden. Die Führungskraft- oder Angestellten-Einstufung und die Wochen der Einarbeitung wirken vor allem über die Höhe der verlorenen Einarbeitungszeit, aber deutlich schwächer als die Anzahl der Monate.
Der häufigste Fehler bei dieser Zahl
Der verbreitetste Fehler ist, nur das gezahlte Bruttogehalt als Kosten einer Fehlbesetzung zu betrachten und die übrigen Positionen zu ignorieren, weil sie nicht auf einer einzelnen Rechnung stehen. Wer so rechnet, unterschätzt die tatsächliche Belastung systematisch, oft um ein Vielfaches, weil Recruiting-Kosten zweimal anfallen und die Einarbeitungszeit selten irgendwo verbucht wird. Ein zweiter Fehler besteht darin, die Gesamtsumme als exakten Schaden zu behandeln und daraus eine Rückforderung oder eine Kennzahl für Personalentscheidungen abzuleiten. Die Rechnung bleibt eine Schätzung mit zwei ausdrücklich benannten Annahmen, der halben Produktivität während der Einarbeitung und der doppelt gezählten Recruiting-Kosten. Wer diese Zahl intern verwendet, sollte sie deshalb als Orientierungsgröße für das Ausmaß des Problems lesen, nicht als belastbaren Einzelwert für ein Gespräch mit einer bestimmten Person oder für eine Budgetentscheidung.
Häufig gestellte Fragen
Was zählt alles zu den Kosten einer Fehlbesetzung?
Zu den Kosten zählen das gezahlte Bruttogehalt mit Arbeitgeberbeiträgen für die tatsächlich gearbeiteten Monate, die Recruiting-Kosten der ursprünglichen Einstellung, die verlorene Einarbeitungszeit während der Person noch nicht voll produktiv war, und die Recruiting-Kosten ein zweites Mal, weil die Stelle erneut besetzt werden muss. Die Summe dieser vier Positionen ergibt die geschätzten Gesamtkosten.
Warum werden die Recruiting-Kosten zweimal gerechnet?
Weil eine gescheiterte Einstellung nicht nur den ursprünglichen Aufwand für Stellenanzeigen, Personalvermittlung oder interne Bearbeitung verursacht hat, sondern denselben Aufwand ein zweites Mal, sobald die Stelle neu ausgeschrieben werden muss. Diese Annahme ist im Widget offen ausgewiesen, weil sie den größten Einfluss auf die Gesamtsumme hat und je nach Situation unterschiedlich zutreffen kann.
Wie genau ist diese Kostenschätzung?
Die Rechnung ist eine Näherung, keine Buchhaltung. Sie beruht auf zwei ausdrücklich benannten Annahmen: halbe Produktivität während der Einarbeitung und doppelt gezählte Recruiting-Kosten. Reale Fälle können abweichen, etwa wenn ein Teil der Recruiting-Kosten intern anfällt oder wenn die Einarbeitung schneller oder langsamer verläuft als angenommen. Die Zahl eignet sich, um die Größenordnung eines Problems einzuschätzen, nicht als exakter Wert.
Ändert sich die Kostenschätzung, wenn die Person länger arbeitet?
Ja. Je mehr Monate die Person tatsächlich gearbeitet hat, desto größer wird der Anteil des gezahlten Bruttogehalts an der Gesamtsumme, während Recruiting-Kosten und Einarbeitungszeit gleich bleiben. Eine frühe Trennung führt deshalb zu einer niedrigeren absoluten Summe, aber einem höheren Anteil an verlorenen, nicht durch Arbeitsleistung ausgeglichenen Kosten wie Recruiting und Einarbeitung.